RetnoUG

Kasus :

Pihak manajemen suatu SMU berencana untuk mebangun suatu Lab Komputer. Dengan Lab Komputer ini diharap siswa dapat mempraktikan mata pelajaran Komputer yang diberikan oleh pihak sekolah pada setiap tingkat secara langsung, dapat terbiasa mengoperasikan komputer serta dapat berkreasi dan meningkatkan pengetahuannya mengenai komputer. Untuk rencana tersebut pihak sekolah telah menyiapkan suatu ruangan khusus yang rencananya akan dibangun sebuah Lab Komputer didalamnya dan untuk proses perencanaan, pengaturan dan pengawasanya diserahkan kepada pihak IT dari sekolah tersebut. Sedangkan untuk pelaksanaan pembangunan Lab Komputer tersebut pihak sekolah memilih untuk menggunakan jasa vendor. Setiap keputusan akan dimusyawarahkan terlebih dahulu dalam rapat dewan manajemen sekolah.

SIMULASI SISTEM PENGADAAN LAB KOMPUTER SUATU SMU

Dalam project pembangunan LAB computer ini dilibatkan beberapa pihak yang akan menunjang proses pembangunannya. Diantara pihak tersebut antara lain :

1. Dewan Rapat Sekolah, merupakan pemegang kendali tertinggi dalam project ini yang bertugas untuk mengeluarkan suatu keputusan. Dewan Rapat Sekolah yang mengeluarkan perencanaan untuk dibangunnya LAB computer dengan melihat kondisi keuangan sekolah yang diberikan oleh bagian Finance.

2. Bagian Finance, memberikan pertimbangan kondisi keuangan sekolah kepada Dewan Rapat Sekolah. Laporan kondisi keuangan yang diberikan ini sangat mempengaruhi proses pengambilan keputusan. Selain itu bagian finance bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran kepada vendor apabila project telah selesai. Bagian ini berada pada tingkat kendali manajemen.

3. Manager IT, juga berada pada tingkat kendali manajemen yang bertanggung jawab untuk menjalankan rencana dan memastikan pembangunan LAB computer berhasil dilaksanakan.

4. Staff IT, bertanggung jawab untuk menyelesaikan rencana yang ditentukan oleh manager di tingkat yang lebih tinggi serta bertugas untuk mengawasi proses pembangunan Lab Komputer yang sepenuhnya dikerjakan oleh vendor – vendor yang terpilih.

5. Pihak Vendor, bertanggung jawab terhadap proses pembangunan Lab Komputer. Dalam project ini terdapat 3 jenis vendor yang digunakan yaitu vendor furniture, vendor jaringan dan vendor PC. Vendor bersama dengan staff IT menduduki tingkat kendali operasional.

Adapun Rangkaian kegiatan serta detail tugas yang akan dijalankan, antara lain :

1. Rapat

a. Dewan Rapat Sekolah

- Memberikan ide untuk pembuatan Lab Komputer

- Memberikan keputusan sementara berdasarkan ide serta gagasan dari anggota rapat.

b. Bagian Finance

- Memberikan saran dan pertimbangan kepada dewan rapat mengenai kondisi keuangan sekolah.

c. Manager IT

- Memberikan ide serta pertimbangan teknis dalam rapat

2. Penyusunan Rencana Anggaran

a. Manager IT

- Menyusun rencana anggaran dan menetukan spesifikasi teknis berdasarkan hasil keputusan rapat sementara serta hasil survey produk.

b. Staff IT

- Melakukan survey produk dan harga dari beberapa vendor furniture, vendor jaringan serta vendor pc

c. Pihak Vendor

- Mengirimkan penawaran tentang produk masing – masing.

3. Rapat Lanjut

a. Dewan Rapat Sekolah

- Memeriksa dan memberi keputusan terhadap Rencana Anggaran yang diajukan oleh Manager IT

b. Manager IT

- Mengajukan anggaran serta melakukan revisi apabila diperlukan

- Menentukan pihak-pihak yang akan bertanggung jawab atas pelaksanaan project

4. Seleksi Vendor

a. Manager IT

- Mengundang dan menyeleksi produk vendor

b. Staff IT

- Bersama dengan Manager IT melakukan seleksi vendor

c. Pihak Vendor

- Masing –masing vendor melakukan presentasi tentang produk yang mereka miliki.

5. Pembuatan Furniture

a. Bagian Finance

- Melakukan pembayaran kepada vendor furniture apabila pembangunan furniture telah selesai dikerjakan.

b. Manager IT

- Menentukan dan mengatur waktu pengerjaan (timing) pengerjaan furniture Lab Komputer

c. Staff IT

- Melakukan pengawasan terhadap pengerjaan project pembangunan furniture Lab Komputer.

d. Pihak Vendor

- Pengerjaan furniture oleh pihak vendor furniture.

6. Pembuatan Jaringan

a. Bagian Finance

- Melakukan pembayaran kepada vendor jaringan apabila pemasangan jaringan telah selesai dikerjakan.

b. Manager IT

- Menentukan dan mengatur waktu pengerjaan (timing) pemasangan jaringan Lab Komputer

c. Staff IT

- Melakukan pengawasan terhadap pengerjaan project pemasangan Jaringan Lab Komputer.

d. Pihak Vendor

- Pengerjaan furniture oleh pihak vendor Jaringan

7. Pemasangan PC

a. Bagian Finance

- Melakukan pembayaran kepada vendor furniture apabila pemasangan PC telah selesai dikerjakan.

b. Manager IT

- Menentukan dan mengatur waktu pengerjaan (timing) pemasangan PC pada LAB Komputer

c. Staff IT

- Melakukan pengawasan terhadap pengerjaan project pemasangan PC pada Lab Komputer.

d. Pihak Vendor

- Pengerjaan furniture oleh pihak vendor PC.

8. Maintenance

a. Manager IT

- Melakukan pengawasan secara umum

b. Staff IT

- Melakukan pengawasan langsung saat pihak vendor melakukan maintenance

c. Pihak Vendor

- Melakukan perawatan furniture, jaringan atau pc secara berkala sesuai dengan garansi atau sesuai permintaan pihak sekolah.

9. Reporting

a. Dewan Rapat Sekolah

- Menerima laporan pertanggung jawaban teradapp tugas yang diberikan kepada Bagian IT yang dalam hal ini di kepalai oleh Manager IT

b. Bagian Finance

- Bersama dengan Manager IT menyusun laporan.

c. Manager IT

- Menyusun Laporan Pertanggung Jawaban dengan sumber data dari Bagian Finance dan Staff IT

d. Staff IT

- Mengumpulkan data dari rangkaian proses yang telah dijalankan untuk dijadikan sebagai bahan pembuatan laporan oleh manager IT